Définitions des fonctions du CA de la FEMMO

En référence à l’article 5 du ROI de la FEMMO, pour être éligible au CA, l’équipe du candidat doit siéger à l’AG depuis au moins 2 ans. Les administrateurs ne peuvent cumuler avec d’autres mandats incompatibles (délégué syndical par ex.) durant leur mandat à la FEMMO.

Le rôle d’administrateur consiste notamment à:
•    Participer activement aux réunions mensuelles du conseil d’administration;
•    Assurer des mandats pour lesquels il a reçu une délégation de l’assemblée générale / du conseil d’administration et ainsi représenter l'ASBL dans les différents lieux de discussions et de décisions ( inter-fédérations,….)
•    Rappel de l’art 6 du ROI FEMMO: « le CA est responsable des convocations, du lieu, de l’animation et du procès verbal de chaque assemblée générale… ».
•    Rappel de l’art 7 du ROI FEMMO: « l’AG ou le CA met en place une ou plusieurs commissions dont la mission est de transmettre des avis ou des propositions à l’AG en vue d’une décision. Chaque commission est coordonnée par un administrateur ou une personne déléguée par le CA....L’AG ou le CA assigne leurs objectifs à ces commissions. Le CA gère ces commissions tant en ce qui concerne les personnes invitées que les frais engagés »
•    Rappel de l’art 8 du ROI FEMMO: « ….le CA se porte garant de la mise en œuvre et de la bonne évolution de ceux-ci (des ateliers pédagogiques)…aucune dépense ne sera engagée sans l’accord du CA. Les ateliers sont coordonnés par une personne déléguée par le CA ou l’AG. Celle—ci a pour mission d’informer régulièrement ces deux instances. »
•    Rappel de l’art 10 du ROI FEMMO: « dans toute mission officielle, les administrateurs représenteront chacun des services en tenant compte des recommandations ou des avis émis par l’AG, respecteront et soutiendront unanimement toute décision prise souverainement par l’AG ou par le CA en toute indépendance par rapport à leur propre service ».

Le rôle du président consiste notamment à:
•    Déterminer les points à porter à l’ordre du jour des réunions du CA et de l’AG, sur base d’un échange avec les administrateurs;
•    Animer les réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale, sur base de l’ordre du jour;
•    Signer les procès verbaux des assemblées générales et des conseils d’administration dès leur approbation par les différentes assemblées et veiller à ce que le secrétaire signe également les PV du CA ou qu’un administrateur signe les PV de l’AG;
•    Vérifier que les décisions reprises sur les procès verbaux soient conformes aux orientations données par l’assemblée générale et s’assurer de leur bonne exécution.
•    Être la personne de référence, engager valablement l’association, 
•    Rédiger les différents emails/courriers à destination de l’AGAJ, du Cabinet.

Le rôle du secrétaire consiste notamment à:
•    S’assurer de la prise de notes aux réunions;
•    Veiller à ce que les procès verbaux des diverses réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale soient rédigés, signés pour approbation et conservés dans le respect de la loi sur les asbl
•    Vérifier la bonne tenue des registres nécessaires à l’existence et au bon fonctionnement de l’ASBL (registre des membres/registre des décisions);
•    S’assurer de la conformité des statuts parus au Moniteur et de leur actualisation, ainsi que du dépôt, de l’actualisation et de la bonne tenue du dossier de l’ASBL auprès du greffe du tribunal d’entreprise, du registre UBO…

Le rôle du trésorier consiste notamment à:
•    Vérifier l’exactitude et la cohérence de la comptabilité en cours, l’état des comptes et des dépenses, les budgets prévisionnels, les plans de trésorerie, les relations avec les organismes financiers et l’établissement des conventions de crédit;
•    Veiller à ce que la comptabilité de l’ASBL soit tenue conformément aux dispositions légales en vigueur;
•    Veiller à ce que le conseil d’administration et l’assemblée générale disposent, en temps et en heure, des comptes de résultats et du bilan, ainsi que des explications nécessaires à la lecture de ces documents;
•    Veiller à la fiabilité de toute donnée financière transmise au CA et/ou à l’AG;
•    S’informer de l’équilibre entre les recettes et les dépenses de l’ASBL tant au quotidien que sur un mode prévisionnel;
•    Présenter, lors des AG, la situation financière et les budgets prévisionnels de l’ASBL.

Le rôle du vice-président consiste notamment à:
•    Remplacer le président en cas d’empêchement;
•    Assister le président pour les décisions à prendre;
•    Rester vigilant à certaines échéances;
•    Partager l’animation des assemblées générales.